Google Docs es colaboración y trabajo en la nube
En esta guía quiero mostrarte algunas de las alternativas más interesantes (y poco conocidas a Google Docs. Conocida también como Documentos de Google, esta herramienta forma parte de una de las suites ofimáticas más populares del mundo. Millones de usuarios acceden a esta plataforma todos los días para redactar sus documentos, ya sea a nivel personal o profesional. Es verdad que Microsoft 365, y más concretamente Word, sigue reinando en este mercado, pero la herramienta de Google ofrece una serie de ventajas muy notables.
Bajo mi punto de vista, utilizado Google Docs todos los días por estas razones:
- Colaboración entre usuarios. Compartir un documento con otra persona es tremendamente sencillo gracias a Google Docs. Como casi todo el mundo tiene una cuenta de Google, es bastante fácil colaborar con otros usuarios.
- Historial de versiones. Los documentos de Google cuentan con un historial de versiones completo. Esto me ha permitido en ocasiones recuperar un trabajo después de borrarlo y cerrar el documento o ver los cambios que hicieron otros en el fichero.
- Sincronización casi instantánea. Cuando escribes un carácter en un documento de Google, este aparece de manera instantánea en todos los dispositivos. Es algo que he echado de menos en otras suites ofimáticas, donde la colaboración es bastante más torpe debido a una sincronización lenta.
- Características de productividad. Google Docs ha ido agregando con el tiempo varias funcionalidades de productividad, como la posibilidad de mencionar a otros dentro de un documento, agregar tablas con desplegables o incluso crear listas de tareas. En la edición profesional de Workspace incluso se integra con Tasks.
Ya te avanzo que ni Google Docs es la mejor herramienta en todos los casos ni es tan fácil encontrar un sustituto a la altura. Con todo, si estás tratando de dejar a un lado este servicio, ya sea porque quieres mejorar tu privacidad o por otro motivo, a continuación menciono algunas alternativas que deberías revisar. Todas ellas son menos conocidas, pero merecen la pena por una o varias razones. Quédate para conocerlas.
Proton Docs, una alternativa centrada en la privacidad
Proton Docs es una recién llegada al mundo de los documentos ofimáticos. Ya te avanzo que tiene enormes carencias y que solo es apta, al menos de momento, para los usuarios más básicos. Su punto fuerte es la privacidad, pues va asociada a Proton Drive, un servicio de almacenamiento en la nube que emplea el cifrado de extremo a extremo de forma predeterminada.
Creo que Proton va de camino a convertir sus servicios en alternativas potentes al ecosistema de Google, con ese plus de privacidad que tanto se echa en falta hoy en día. Espero sinceramente que el lanzamiento de este procesador de textos en 2024 sea solo el principio de una suite mucho más completa. También espero que la compañía agregue las funciones que faltan con celeridad, para hacer que este producto se vuelva mucho más atractivo para el público en general.
Pros
- Cifrado de extremo a extremo en todos los documentos.
- Colaboración con otros usuarios de Proton en tiempo real.
- Excelente sincronización entre dispositivos.
Contras
- Faltan muchas opciones importantes, incluyendo las más elementales.
- No cuenta con aplicaciones adicionales, como hojas de cálculo o presentaciones.
Paper, el Google Docs de Dropbox para colaborar
Paper es un híbrido entre Google Docs y Notion. Desarrollado por Dropbox, permite a varias personas colaborar en tiempo real sobre un documento. Incluye funciones muy interesantes, como la posibilidad de dejar comentarios, gestionar listas de tareas con notificaciones y agregar bloques multimedia.
Esta plataforma se puede utilizar como un procesador de textos o como un espacio para trabajar en equipo, o hasta con tu familia. Tiene un diseño muy agradable y aplicaciones para dispositivos móviles, además de una selección de plantillas que ayudarán a empezar.
Pros
- Se integra en Dropbox, así que es un buen complemento para .
- La sincronización y actualización del documento en todos los dispositivos es excelente.
- Permite agregar bloques multimedia y comentarios.
Contras
- No tiene tantas funciones para diseñar documentos como Google Docs.
- Tampoco es tan versátil como Notion.
Zoho Writer, un procesador de texto con un excelente corrector
Zoho Writer forma parte de la suite de herramientas de Zoho, una empresa muy centrada en el ámbito empresarial. Ahora bien, cualquier usuario se puede registrar y utilizar sus distintas aplicaciones. Writer, es su procesador de textos, pero también cuenta con el resto de aplicaciones típicas de una suite ofimática, así como un administrador de archivos en línea.
Debo decirte que durante algún tiempo utilicé un documento de Zoho para revisar textos, ya que cuenta con un corrector realmente efectivo. Visualmente, no es la aplicación web más bonita, pero funciona y, sobre todo, es rápida. Además, cuenta con muchas opciones, distribuidas a lo largo y ancho de sus menús.
Pros
- El corrector me parece muy bueno, casi tanto como el de Google Docs.
- Colaborar en tiempo real con Zoho es genial. Los cambios se aplican al instante.
- Incluye muchas opciones avanzadas.
- Los documentos en formato propio no ocupan espacio en la unidad de WorkDrive.
Contras
- Poca gente conoce los servicios de Zoho, lo cual dificulta la colaboración.
- Su paquete de servicios es enorme y a veces puede resultar confuso.
EtherPad, un proyecto libre y abierto para colaborar con otros
EtherPad es un proyecto muy interesante. Se trata de una solución para crear documentos y colaborar en tiempo real que puedes alojar en tu propio servidor. Se trata de una herramienta de código abierto, disponible en más de 100 idiomas y con una gigantesca comunidad de entusiastas.
La pantalla principal de la herramienta te permite crear los pads. Cada uno es una especie de documento donde varios usuarios pueden escribir al mismo tiempo. Para trabajar en equipo, basta con compartir el enlace del pad con los usuarios y, ¡listo! Si quieres probarlo o incluso usarlo en tu día a día sin tener que usar tu equipo como servidor, aquí tienes a tu disposición un listado de instancias públicas.
Pros
- Cuenta con funciones de colaboración, como comentarios y chat entre usuarios.
- Tiene una interfaz muy bonita y funcional.
- No requiere cuenta y es totalmente gratuito.
- Permite la exportación de los documentos.
Contras
- Su instalación es algo compleja.
- Por su parte, el uso de las instancias públicas para proyectos privados no es recomendable.
Obsidian, una joya para los amantes del Markdown
Obsidian es una verdadera joya. Se trata de un grato descubrimiento y de una de las mejores aplicaciones que conozco para escribir, tomar notas y crear bases de datos de conocimientos. Por un lado, cuenta con una versión gratuita, que vas a poder instalar en tus dispositivos de forma libre y sincronizar con el servicio en la nube que prefieras.
Por otro lado, su desarrollador pone a disposición de los usuarios la opción de utilizar Obsidian Sync, para sincronizar todo el contenido y colaborar con otros usuarios, y Obsidian Publish, para publicar las notas y documentos como si fueran una web. En cualquier caso, es un proyecto de código abierto con una comunidad enorme.
Pros
- Sus capacidades se pueden ampliar con plugins. Hay cientos disponibles.
- La edición de los documentos se basa en el lenguaje Markdown, que permite la escritura rápida una vez se domina bien.
- Permite crear carpetas y diferentes bóvedas para organizarlo todo.
Contras
- Puede ser una aplicación un poco compleja al inicio.
- Para la exportación de documentos, requiere la instalación de Pandoc.
¿Por qué sigo utilizando Google Docs?
En algún momento, todas y cada una de las alternativas que he mencionado en esta guía se han convertido en mi herramienta de trabajo para crear contenido escrito. Sin embargo, tarde o temprano acabo volviendo a la plataforma de Google. ¿Por qué? Lo cierto es que Documentos de Google es una herramienta bastante simple de utilizar, alejada del sinfín de opciones que tiene Word, y es perfecta para colaborar en familia, además de utilizarla para el trabajo.
Bajo mi punto de vista, considero que es una de las opciones más equilibradas. Además, se complementa con otras herramientas de Google, lo cual me permite integrar todos mis ficheros en un solo lugar. A lo largo de los años, la fiabilidad de Drive me ha cautivado, hasta el punto de que me cuesta dejar a un lado su paquete ofimático. Obviamente, esto es una opinión personal. Lo más probable es que alguna de las propuestas que te hago en esta guía se ajuste a tus necesidades como un guante. ¡Te animo a probarlas!
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