Aprovechando al máximo Windows 11 para mejorar la productividad
Microsoft incluye herramientas en su sistema operativo, Windows 11, que te echarán una mano para mejorar la productividad. En esta guía te propongo hacer un repaso por características, funciones y aplicaciones que te ayudarán a trabajar más rápido y a estar más concentrado a la hora de trabajar con tu PC. Todas estas funcionalidades vienen integradas en Windows 11, así que podrás usarlas de forma gratuita y sin instalar nada. Pinta bien, ¿verdad?
Escribe sin teclado gracias al dictado por voz
El primer truco que te quiero contar es el que te permite escribir con la voz. Se trata de un sistema de dictado que incluye Windows y que vas a poder ejecutar con el atajo de teclado Windows + H.
Una vez haya aparecido la herramienta, solo tienes que presionar en el botón del micrófono para que equipo empiece a grabar la voz. Mi consejo es que, desde el menú de opciones, actives la función de puntuación automática. Si te acostumbras a escribir tus textos con esta función, lo más probable es que ahorres grandes cantidades de tiempo.
Distribuye las ventanas con los Snap Layouts
Snap Layouts es la función que te permite anclar ventanas a zonas específicas del escritorio. Puedes usar esta característica situando el cursor en el botón de maximizar.
Otra posibilidad es arrastrar las ventanas a los extremos de la pantalla para que ocupen distintas posiciones. Por ejemplo, si llevas una ventana hasta la esquina superior derecha, ocupara un cuarto de la pantalla en esa zona. Lo mejor es que, a medida que vas anclando unas ventanas con otras, Windows formará grupos de trabajo. Además, si eliminas una ventana del anclaje, vas a poder sustituirla por otra que ocupará el espacio que ha quedado libre.
Crea escritorios virtuales para organizarte mejor
Los escritorios virtuales son ideales para organizarte mejor. Lo cierto es que puedes aprovecharlos de distintas formas, pero la más habitual es para organizar las aplicaciones abiertas en grupos más grandes. Al menos, más grandes que los que te permiten crear los Snap Layouts.
Cada escritorio puede servirte como un contenedor para aplicaciones de diferentes categorías. Por ejemplo, puedes crear uno donde mantener Spotify funcionando en segundo plano, otra para las aplicaciones de mensajería y otro donde exclusivamente estarán los programas de trabajo.
De los escritorios virtuales también te conviene saber esto:
- Accede a ellos rápidamente. Presiona Windows + Tab para ver las ventanas abiertas y los escritorios que has creado.
- Cambia el nombre de cada escritorio y altera el orden. También puedes darle un nombre único a cada uno de los escritorios para identificarlos más rápido. Asimismo, dispones de la posibilidad de cambiar su ubicación en el selector.
- Opciones en el menú contextual. Si haces clic derecho sobre cualquiera de las ventanas que tienes abiertas, vas a poder enviarla a un escritorio concreto. También cuentas con la opción de mostrar esa ventana en todos los escritorios.
Elimina las distracciones con las sesiones de concentración
Las sesiones de concentración es otra de las funciones que más me gusta utilizar para mejorar mi productividad. Este sistema, que se basa en la técnica Pomodoro, tiene un funcionamiento muy sencillo. Unos minutos antes de empezar a trabajar, es necesario organizar las tareas del día. Una vez han quedado definidas, es necesario asignarles un tiempo de trabajo. Es importante que sea realista, para que no este sistema te motive a hacer más y no te desanime.
Una vez has decidido qué tareas vas a ejecutar y durante cuánto tiempo, puedes iniciar una sesión de concentración desde la aplicación de reloj de Windows 11. Se pondrá en marcha un temporizador y se asignarán uno o varios descansos, según el tiempo elegido. Durante las sesiones de concentración, el modo no molestar se activa automáticamente. De esta manera, es más fácil no despistarse con correos y mensajes.
Cada vez que una sesión termine, la aplicación de reloj emitirá un sonido. Significa que hay por delante un periodo de 5 minutos para descansar. Cuando vuelva a sonar el aviso, será el momento de volver al trabajo. Es recomendable que los descansos se aprovechen para retirarse del equipo y hacer otras cosas. Por ejemplo, puedes aprovechar para tomar un café o revisar si tienes alguna notificación importante.
La aplicación de reloj cuenta con algunas funciones relacionadas con las sesiones de concentración que te interesa conocer:
- Conexión Microsoft To Do. Quizá no es la app de tareas más popular, pero lo cierto es que cuenta con algunas características bastante interesantes, como la función Mi Día, que te sirve para organizar la jornada. La cuestión es que, si inicias sesión con tu cuenta de Microsoft, vas a poder asignar tareas desde esta app a las sesiones de concentración dentro de Reloj.
- Conexión Spotify. Otro punto interesante es que desde Reloj vas a poder seleccionar un álbum o lista de Spotify para que se reproduzca siempre que empieces una sesión.
- Estadísticas. La aplicación de reloj va recogiendo algunas estadísticas diarias sobre tus sesiones para que sepas cómo ha sido tu desempeño.
Organiza el menú de inicio para acceder rápidamente a tus apps
El menú de inicio cuenta con algunas funciones bastante útiles que te ayudarán a acceder rápidamente a las herramientas instaladas en tu PC. Por ejemplo, puedes anclar prácticamente cualquier programa a su sección principal, incluso webapps:
También puedes crear carpetas para organizar tus aplicaciones como mejor te convenga:
Incluso vas a poder acceder a los últimos archivos que has editado y a las aplicaciones que has instalado recientemente. Esto se hace desde la sección Recomendaciones. En el caso de que no uses demasiado este apartado del sistema, mi consejo es que revises la guía sobre Windhawk, una herramienta que te permitirá personalizar el menú de Inicio con mods y, de este modo, ajustar su apariencia a tus necesidades.
Busca cualquier cosa con la tecla de Windows
Este es uno de los trucos de productividad que más utilizado en Windows 11. Simplemente, presiono la tecla de Windows y empiezo a escribir. El resultado es que la búsqueda del sistema se activa inmediatamente.
Haciendo esto, no es necesario hacer clic en la barra de búsqueda inferior, ni presionar en el atajo de teclado Windows + S para localizar elementos. Uso esta función de diversas formas. Por ejemplo, me vale para ejecutar rápidamente aplicaciones. Como casi siempre el primer resultado es el correcto, basta la secuencia Windows + [nombre del app] + Intro para abrir cualquier programa. Además, si no has desactivado la búsqueda web de Bing, vas a poder resolver operaciones matemáticas sencillas con este método. Incluso te va a servir para abrir cualquier sitio web, si escribes la URL.
Aprende los atajos de teclado más importantes
Los atajos de teclado te permiten ejecutar acciones rápidamente sin levantar las manos del teclado. Aquí va una tabla con algunos que te aconsejo memorizar:
| Combinación de teclas | Acción que ejecuta |
|---|---|
| Control + C | Copiar |
| Control + V | Pegar |
| Control + X | Cortar |
| Control + Z | Deshacer |
| Control + Y | Rehacer |
| Control + A | Seleccionar todo |
| Alt + Tab | Cambiar entre aplicaciones abiertas |
| Alt + F4 | Cerrar la ventana activa |
| Windows + D | Mostrar o esconder el escritorio |
| Windows + L | Bloquear el equipo |
| Windows + E | Abrir el Explorador de archivos |
| Windows + R | Abrir el cuadro de diálogo "Ejecutar" |
| Windows + S o Windows + Q | Abrir la búsqueda de Windows |
| Windows + I | Abrir Configuración |
| Windows + Tab | Ver todas las ventanas abiertas y escritorios virtuales |
| Windows + Control + D | Crear un nuevo escritorio virtual |
| Windows + Control + F4 | Cerrar el escritorio virtual activo |
| Windows + Shift + S | Captura de pantalla parcial (abre la herramienta Recortes) |
| Windows + PrtScn | Captura de pantalla completa y la guarda automáticamente |
| Control + Mayus+ Escape | Abrir el Administrador de tareas |
| Control + P | Imprimir |
| Control + F | Buscar en un documento o página web |
| Control + T | Abrir una nueva pestaña en el navegador |
| Control + W | Cerrar la pestaña activa del navegador |
| Control + Mayús + T | Reabrir la última pestaña cerrada en el navegador |
| F2 | Renombrar un archivo o carpeta |
| F5 | Actualizar la ventana activa o recargar una página web |
| Mayús + Suprimir | Eliminar permanentemente sin pasar por la Papelera |
Aprovecha el historial del portapapeles
Olvídate del Control + V. Si quieres cambiar por completo la experiencia al usar el portapapeles, lo mejor es que uses Windows + V. En realidad, ambos atajos siguen siendo igualmente útiles, pero con el último accedes a un montón de funciones adicionales.
El Historial del portapapeles en Windows 11 se encarga de almacenar cada elemento que copias para, de este modo, poder recuperarlo más adelante. Hasta es compatible con el copiado de imágenes.
Una de las mejores características del historial del portapapeles es que permite anclar un contenido para ser pegado una y otra vez.
Haz que la barra de tareas sea visible en todos los monitores
He aquí un consejo para los que emplean varios monitores. ¿Sabías que puedes hacer que la barra de tareas esté visible en todas las pantallas conectadas al equipo? ¿Cómo puedes hacerlo?
Solo tienes que abrir la configuración de Windows e ir a Personalización > Barra de tareas. Luego, abre el apartado Comportamiento de la barra de tareas y marca la opción Mostrar la barra de tareas en todas las pantallas.
Accede a herramientas avanzadas con un solo clic
El botón de inicio, ese que tiene el logotipo de Windows y que siempre está en la barra de tareas, oculta un menú muy útil. Desde él, vas a poder acceder a herramientas como el administrador de tareas, el listado de apps instaladas o el terminal (incluso ejecutada con privilegios de administrador).
Lo mejor es que solo tienes que hacer un clic derecho sobre este botón (también sirve el atajo Windows + X). Luego, selecciona la opción que prefieras.
Bonus: instala PowerToys
Al principio te dije que todos los trucos de productividad estaban integrados con Windows y que no te haría falta instalar nada. He cumplido mi palabra hasta ahora, pero no he podido resistirme a recomendarte la instalación de PowerToys. Es posible que ya sepas que se trata de una recopilación de utilidades promovida por Microsoft, aunque no integrada en el sistema. Lo mejor es que muchas de ellas están centradas en la productividad.
Estas son algunas de las que te ayudarán a ser más eficiente en tu trabajo:
- PowerToys Run. Se trata de un lanzador de aplicaciones y acciones muy similar al Spotlight de macOS. Solo tienes que configurar el atajo de teclado que prefieras para abrir el lanzado. Luego, escribe la app que deseas ejecutar, introduce una operación matemática o localiza notas de OneNote. Este componente, además, incluye plugins que te permitirán personalizar al máximo sus funciones.
- Text Extractor. Básicamente, añade un lector OCR que te permitirá extraer texto desde cualquier parte de la pantalla, incluso en aquellas zonas del sistema donde no se ofrece la opción de copiar.
- Pegado avanzado. Esta herramienta proporciona funcionalidades avanzadas al sistema de pegado de Windows 11. Permite dar formato al contenido del portapapeles con IA (de forma parecida a como lo hace Writing Tools), convertir el texto a markdown y mucho más. Merece la pena que le eches un vistazo.
Si quieres conocer más a fondo este paquete de herramientas, échale un vistazo a la guía que publiqué sobre cómo sacarle el máximo partido a PowerToys en Windows 11.
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